POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES WEDENT COLOMBIA SAS.

El contenido del presente documento se considera de carácter confidencial entre los Colaboradores de WEDENT COLOMBIA SAS y no podrá ser utilizado para propósitos distintos al objeto de este procedimiento. Este documento no podrá ser reproducido en su totalidad o en parte, ni podrá ser transmitido sobre ningún formato o medio, electrónica o mecánicamente, para cualquier finalidad.

  1. OBJETIVOS
    • Establecer las políticas y/o procedimientos que la Empresa WEDENT COLOMBIA SAS deberá seguir, con respecto al manejo de la información personal en observancia de los planteamientos constitucionales, legales y jurisprudenciales de Colombia, Garantizando el derecho constitucional del Habeas Data, protección y tratamiento de datos personales contemplados en la Ley 1266 de 2008 – Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
  2. ALCANCE
    • La empresa WEDENT COLOMBIA S.A.S., identificada con Nit 901.418.234-0, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., en la Cra. 13 No. 93 – 12, en el rol de responsable o encargada del tratamiento de los datos personales, está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos de sus empleados, pacientes, odontólogos, contratistas, clientes, proveedores, socios y a todos los responsables del tratamiento de datos en la Empresa y a las bases de datos de WEDENT COLOMBIA S.A.S.
  3. DEFINICIONES
    • AUTORIZACIÓN: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
    • AVISO DE PRIVACIDAD: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de WEDENT COLOMBIA S.A.S.
    • BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
    • DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    • DATO PÚBLICO: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
    • DATO PRIVADO: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
    • DATO SEMIPRIVADO: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
    • DATO SENSIBLE: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
    • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
    • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
    • TITULAR: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por WEDENT COLOMBIA SAS, ya sea directa o indirectamente.
    • TRANSFERENCIA DE DATOS: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    • TRANSMISIÓN DE DATOS: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
    • TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  4. INTRODUCCIÓN
    • WEDENT COLOMBIA SAS en cumplimiento de lo señalado en la ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, implementa su MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
    • WEDENT COLOMBIA SAS implementará todas las acciones que tenga a su alcance para el cabal cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable o encargado, para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias o tratadas por encargo de terceros. Por lo tanto, el presente manual se aplica tanto para proteger los datos personales que actualmente trate y los que en un futuro se puedan tratar, así como para el tratamiento de los datos de empleados y contratistas.
    • EMPRESAS ASOCIADAS Y SUBSIDIARIAS.- WEDENT COLOMBIA SAS en desarrollo de su objeto social comparte datos personales con sus empresas aliadas, asociadas, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y terceros con los cuales tengan suscritos acuerdos y convenios para compartir Bases de Datos Personales para el cumplimiento de la labor encomendada así como para la oferta de servicios de carácter comercial, de manera directa o por intermedio de terceros con los cuales se tengan o vayan a suscribir convenios o acuerdos.
  5. PRINCIPIOS.
    • En el tratamiento de datos personales que realiza WEDENT COLOMBIA SAS se aplican todos los principios consagrados en el Titulo II, artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollen adicionen o complementen.
  6. CONSULTA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
    • Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales por los medios de divulgación idónea que disponga WEDENT COLOMBIA SAS como responsable o encargado del tratamiento de datos personales y en su sede principal la Carrera 13 #93 – 12, Oficina 201, 202, 203, 204, Bogotá D.C.
  7. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
    • WEDENT COLOMBIA SAS actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus clientes, además actúa como ENCARGADO del tratamiento de datos personales en virtud de los acuerdos y convenios para compartir datos personales que suscriba con terceros con la finalidad de hacer ofertas de servicios de carácter comercial, así como para desarrollar la labor encomendada.
    • WEDENT COLOMBIA SAS como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, podrá suscribir alianzas o convenios para la oferta de servicios comerciales, para lo cual ha obtenido el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos y de los responsables del tratamiento de datos personales, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.
  8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
    • De acuerdo con lo contemplado por la normatividad Colombiana vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
      1. Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a WEDENT COLOMBIA SAS en su condición de responsable o encargado del tratamiento de datos.
      2. Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos o por el responsable del tratamiento de datos personales a WEDENT COLOMBIA SAS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido.
      3. Ser informado por WEDENT COLOMBIA SAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
      4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previa petición motivada ante WEDENT COLOMBIA SAS.
      5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de WEDENT COLOMBIA SAS como responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
      6. Por disposición expresa de la ley colombiana en cuanto tiene que ver con protección de datos personales, estos derechos podrán ser ejercidos por: (i) El titular de los datos personales; (ii) Los causahabientes del titular de los datos personales; y por representante y/o apoderado del titular de los datos personales.
  9. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.
    • WEDENT COLOMBIA SAS pone todos los recursos humanos, técnicos y tecnológicos que estén a su alcance, haciendo su mejor esfuerzo, para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales de los cuales es responsable o encargado del tratamiento.
    • En cuanto a la confidencialidad, WEDENT COLOMBIA SAS se compromete a suscribir con terceros, en los eventos que se celebren convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de carácter comercial, las respectivas clausulas y acuerdos de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de dichos datos.
  10. AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.
    • WEDENT COLOMBIA SAS como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene de los titulares de los datos su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto. De igual manera como ENCARGADO del tratamiento de datos obtendrá la autorización de los responsables previa la certificación de la autorización de los titulares otorgada a estos, dentro del acuerdo de para compartir datos personales.
      1. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.
        • WEDENT COLOMBIA SAS solicitará a los titulares de los datos personales su autorización por medio de un formato de consentimiento previo o por los canales de internet los cuales contienen políticas de privacidad, e informará la finalidad de antemano para el tratamiento de sus datos personales, excepto en los casos expresamente autorizados por la ley.
      2. AUTORIZACIÓN POR PARTE DEL TITULAR DE CONSULTA DE ESTADO EN CENTRALES DE RIESGO EN CASO DE SOLICITAR FINANCIACIÓN
        • WEDENT COLOMBIA SAS al momento de obtener la autorización debidamente firmada por el titular y en caso de requerir financiación para adelantar algún procedimiento odontológico, WEDENT COLOMBIA SAS consultara el estado del solicitante en centrales de riesgo a través de todas las empresas con las cuales tenga este convenio suscrito para adelantar dicho trámite, con el fin de darle celeridad y eficiencia en materia de aprobación al cliente.
      3. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
        • WEDENT COLOMBIA SAS obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, que en todo caso permita el consentimiento del titular mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por WEDENT COLOMBIA SAS de manera previa al tratamiento de los datos personales.
      4. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
        • Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a WEDENT COLOMBIA SAS. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión o eliminación de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. WEDENT COLOMBIA SAS establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
  11. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.
    • Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, WEDENT COLOMBIA SAS pondrá a disposición de éste los respectivos datos personales a través de cualquier medio idóneo, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
  12. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTE.
    • El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales WEDENT COLOMBIA SAS tuviere establecida una relación como RESPONSABLE o estableciera una relación como ENCARGADO del tratamiento de datos para la oferta de servicios comerciales y contractuales según sea el caso, lo realizará con base en lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y la ley 1266 de 2008, y en general para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
      1. Hacer análisis permanentes de Información de población atendida, y la entrega de RIPS a órganos de control y vigilancia estatal del sector Salud;
      2. Resoluciones 1403 de 2006 y 3374 de 2000 -; investigación y estudios epidemiológicos;
      3. Procesos de actualización, programación y confirmación de agendas y atención de citas;
      4. Envío de información al cliente acerca de promociones, eventos y campañas de salud oral, cambios, o novedades, y ofertas de tratamientos y/o productos de convenios y alianzas estratégicas suscritos con terceros.
      5. Evaluación de la calidad de los tratamientos y servicios brindados.
      6. Compartir con empresas aliadas, asociados, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y terceros con los cuales se tengan suscritos acuerdos y convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter comercial.
      7. Compartir con empresas aliadas, asociados, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y terceros con los cuales se tengan suscritos acuerdos y convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter comercial.
  13. ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.
    • WEDENT COLOMBIA SAS actualizará sus bases de datos de manera permanente, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012.
  14. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
    • En el tratamiento de datos personales WEDENT COLOMBIA SAS asegurará el respeto a los derechos de los menores. En caso de recaudarlos dará cumplimiento a lo señalado la ley 1581 de 2012.
  15. AVISO DE PRIVACIDAD.
    • WEDENT COLOMBIA SAS cuenta con un aviso de privacidad el cual podrá ser encontrado en la página web de la empresa https://wedent.co/, el cual hace parte integral del presente manual debidamente ajustado a la ley de protección de datos.
  16. TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.
    • WEDENT COLOMBIA SAS puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicito previamente autorización de su titular e implementar las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante la suscripción de acuerdos y convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de carácter comercial.
  17. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES.
    • WEDENT COLOMBIA SAS proporciona los medios idóneos para la consulta, por parte de los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento de sus datos, en su página Web: https://wedent.co/, las consultas o solicitudes en relación con el tratamiento de datos personales el canal oficial de comunicación es el teléfono 6016469602, el correo electrónico servicioalcliente@wedent.co, o directamente en la dirección Carrera 13 #93-12, Oficina 201, 202, 203 y 204, Bogotá D.C., mismos que serán informados dentro de los formularios de recolección de datos personales.
  18. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.
    • WEDENT COLOMBIA SAS en cumplimiento de Régimen General de Protección de Datos Personales, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, en los términos señalados en la ley.
  19. PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A WEDENT COLOMBIA SAS PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.
    • El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado de este en los términos de la ley de protección de datos personales.
  20. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.
    • WEDENT COLOMBIA SAS garantiza el derecho de acceso del titular de los datos, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de medios idóneos para tal fin.
  21. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
    • La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.